Dokument źle stworzony

Artykuły

Codziennie spotykamy się z dużą ilością materiałów tekstowych tworzonych przez znajomych, współpracowników, partnerów. Niejednokrotnie dokumenty są źle sformatowane i nieczytelne, niezależnie od tego czy są treściami oficjalnymi czy dokumentami nieformalnymi. Pomimo że większość z nas potrafi pisać i czytać dobrze, to przygotowanie czytelnego dokumentu nie jest takie łatwe jak się na ogół wydaje.

Niestety, w żadnej szkole (pomijając szkoły artystyczne), nie uczą nas składu dokumentu, czy poprawnego adresowania listów. Oczywiście teraz dużo osób może się ze mną nie zgodzić, ponieważ na lekcjach języka polskiego w szkole podstawowej, podstawy takie są przekazywane. Nie zmienia to faktu, że bardziej przywiązuje się wagę na przykład do odpowiedniego miejsca zapisu daty powstania dokumentu czy podpisu pod listem. To jednak nie załatwia sprawy, ponieważ większość z nas nie potrafi wykorzystać narzędzi formatowania tekstu.

Pojawia się teraz jedno zasadnicze pytanie – dlaczego nas tego nie uczą? Przecież źle sformatowany dokument jest nieczytelny, przez co nie możemy skupić się najważniejszych jego aspektach. Niestety, szkolnictwo w Polsce nie zakłada kształcenia w takim aspekcie – co prawda, mamy przedmioty takie, jak sztuka, plastyka itp. jednak czas na tych przedmiotach poświęcony jest na całkiem inne sprawy. Moim marzeniem jest, aby każdy z żaków szkoły ponadgimnazjalnej potrafił operować poprawnie nagłówkami, akapitami, wielkością fontu i innymi aspektami wpływającymi na czytelność przygotowanej zawartości dokumentu. Czy kiedykolwiek ministerstwo edukacji wpadnie na pomysł wprowadzenia takiego przedmiotu? Wątpię. Świadomość projektowa w naszym kraju jest na bardzo niskim poziomie, choć coraz bardziej się rozwija. Bez problemu większość z nas potrafi wskazać źle przygotowane materiały, jednak nie przywiązujemy do tego dużej wagi.

Może pozostawię już te aspekty i postaram się wytłumaczyć, co może wpłynąć na lepszą czytelność naszego dokumentu i jego większą poprawność projektową.

Nagłówek – dobrze wyróżniony nagłówek pozwoli nam wskazać o czym chcemy pisać. Oczywiście, nagłówek nie musi być pisany innym fontem niż reszta dokumentu. Większość osób tworzących dokumenty uważa, że inny font nagłówka wystarczy. Szkoda tylko, że ta większość nie potrafi również dobrać dwóch fontów do siebie, żeby tworzyły jedną spójną całość dokumentu. Podsumowując jak przygotować w najprostszy sposób poprawny nagłówek – najlepiej zwiększyć rozmiar fontu, użyć pogrubionej odmiany fontu (nie stosować kursywy). Musimy pamiętać również o tym, by nie przesadzić z powiększaniem fontu. Poniżej przedstawiam przykładowo dobrze dobrane proporcje nagłówka/ tytułu w stosunku do tekstu.

Akapity – pierwszy akapit, jako zwrot grzecznościowy? Trochę psuje to nam kompozycję dokumentu; zadajcie sobie zatem pytanie, po co robić akapit, który zaznacza nam początek tekstu – skoro od razu widać, gdzie tekst się rozpoczyna? Myślę, że odpowiedź jest oczywista. Również używanie akapitu w dalszej części dokumentu jest zbędne, jeżeli oddzielamy tekst większą przerwą (co obrazuje przykład poniżej).

Interlinia – na czytelność naszego tekstu również wpływa interlinia, zbyt ciasna interlinia sprawia wrażenie, że tekst jest nieczytelny, skompresowany, a mówiąc wprost wygląda jakby nie mieścił się na formacie. Większą interlinię można zastosować między różnymi częściami dokumentu, co wpłynie na logiczne rozgraniczenie różnych części dokumentu. Poniżej przedstawiam przykłady interlinii – przykład po lewej poprawny, po prawej niepoprawny (nieczytelny).

Justowanie – większość osób tworzących dokumenty uważa, że to jedyne dobre wyjście z sytuacji i jeżeli tekst nie jest wyjustowany, to jest źle sformatowany – a to nic bardziej mylnego. Tekst wyjustowany na przykład w programie MS Word – zazwyczaj jest fatalnie rozciągnięty, światło między wyrazowe jest za duże, ponieważ nie możemy tego kontrolować, tak jak na przykład w Adobe inDesign, ale nie każdy przygotowuje dokumenty w programie do składu typograficznego. Przy tym punkcie pragnę Was zachęcić do używania tekstu „wyrównanego do lewej krawędzi” – przez co otrzymujemy tak niepodobającą się dużej ilości chorągiewkę z prawej strony. Pragnę również wyjaśnić Wam co znaczy „wyjustować” – wyrównać do obu krawędzi, zarówno prawej jak i lewej. Wiele osób mówi, że wyrównanie do lewej krawędzi to „justowanie do lewej krawędzi”; dementuję takie określenie – nie ma czegoś takiego, jest to niepoprawne wyrażenie wynikające z niewiedzy.

Wyrównanie do środka – mógłbym to napisać w punkcie powyżej, jednak chciałbym uwypuklić ten problem. Nie ma nic bardziej tragicznego, niż zaproszenie np. na ślub, w którym treść jest wyśrodkowana. Wiecie dlaczego to często robimy? Bo nie chce się nam porządnie ułożyć tekstu. Wyśrodkowanie tekstu – w 90% przypadków to nonszalancja projektowa. Więc, jeżeli nie jesteście świadomi wykorzystania tej opcji formatowania tekstu, to proszę nie używajcie jej. Kiedyś usłyszałem takie stwierdzenie: „Jak nie wiesz co zrobić, to wyśrodkuj” – jest tutaj dużo racji, niestety nie pamiętam kogo to były słowa. Poniżej obrazuje tak zwaną choinkę, której nie polecam wykorzystywać.

Lista punktacji i lista numerowania – tutaj pojawia się moje kolejne pytanie – dlaczego używamy tego tak rzadko? Przecież wypunktowanie ułatwia nam podział zawartości w dokumencie. Ja otrzymując e-maila z wypunktowanymi sprawami do zrobienia, wykonuję je 5 razy szybciej, niż jeżeli mam to wyciągnąć z lanego tekstu. Jak wyobrażacie sobie karteczkę z listą zakupów napisaną tak: dzisiaj pragnę zrobić zupę, wiec muszę zakupić marchew, seler zaś do poprawy smaku pragnę użyć przyprawy… – Po prostu całe zdania powodują to, że najważniejsze cechy nie są przekazane. Mój apel: punktujmy to, co się da wypunktować.

Font – używajmy takich fontów, które są czytelne; popatrzcie sobie na książki – jak są złożone, jakie kroje są użyte. Mogę polecić kilka do tworzenia dokumentów: Helvetica, Cambria, Calibri, Baskerville, Myriad Pro. Nie używajmy kilku fontów w jednym dokumencie, czy w sposób zamierzony, czy też nie (oczywiście jeżeli mamy dużą świadomość doboru odpowiednich do siebie krojów pisma nie odradzam tego posunięcia). Musimy pamiętać o tym, że przy kopiowaniu tekstu z innego dokumentu (z Internetu) kopiujemy również style, więc często również inny krój pisma, przez co część dokumentu jest zapisana innym fontem, a druga innym.

Pogrubienie i kursywa – często spotykam się z wykorzystaniem tych dwóch rzeczy w sposób haniebny. Na przykład, pogrubiane jest co drugie słowo, co wcale nie ułatwia, tylko powoduje u nas odruch czytania co drugiego słowa; jak już chcemy tak działać, to wyrzućmy połowę treści, nie będzie trzeba „boldować”. Użycie kursywy też często bywa śmieszne i to nawet przez świadomych projektantów; dlaczego niektóre elementy tekstu są napisane kursywą, skoro nie są cytatami? – często jest to brak pomysłu na kompozycję tekstu. Oczywiście, używanie kursywy – nie tylko do cytatów – jest dozwolone, ale nie przesadzajmy z tym. Poniżej przygotowałem przykład złego używania pogrubionej odmiany fonta (tak zwany błąd – zaznaczę ważne rzeczy, czyli co drugie słowo).

Kolor treści – pamiętajcie, że dobrze ułożony tekst czyta się dobrze bez użycia koloru, którego używamy często do uwypuklenia treści. Trzeba pamiętać, że jeżeli ktoś wydrukuje wasz dokument na drukarce czarno-białej, np. nagłówki w kolorze mogą być mniej widoczne, pomimo że na monitorze są dominujące.

Linkowanie – jeżeli komunikujemy się przez e-mail, często w treści używamy linków, warto skorzystać ze skróconego adresu URL, wcale nie jest to takie trudne, a nie spowoduje zdominowania linkiem całego dokumentu. Polecam używać www.goo.gl bądź www.bit.ly

Spacje – zawsze jestem pod wielkim zdumieniem, dlaczego ludzie używają spacji kilkakrotnie między dwoma wyrazami. Zawsze używajmy jednej spacji po wyrazach, pamiętajmy o nie dawaniu spacji przed znakami interpunkcyjnymi, a do dzielenia tekstu proszę używać kombinacji SHIFT + ENTER (we większości programów powinno działać).

PDF – zawsze starajmy się wysyłać dokumenty tekstowe (nie do edycji) w formacie PDF, ponieważ jest on ogólnodostępny i raczej każdy ma zainstalowaną przeglądarkę plików PDF (poza tym jest ona darmowa). Wysyłanie dokumentów w formacie: odt, doc, docx itp. często skutkuje tym, że druga osoba nie ma odpowiedniego programu do obsługi danego formatu i cały nasz trud w przygotowaniu dokumentu idzie na marne. Wysyłając PDF mamy większą pewność, że dany dokument zachował font, który użyliśmy – w przypadku innych formatów jest to istna ruletka.

Mam nadzieje, że dobrnęliście do końca tego artykułu, można by było jeszcze pisać i pisać na ten temat. Pragnę na koniec dodać, że artykuł jest skierowany do wszystkich, nie do projektantów bo oni akurat to powinni wiedzieć. Po przeczytaniu tego artykułu proszę przyjrzyjcie się swoje korespondencje.