Misyjność instytucji
Głównym aspektem odróżniającym instytucje kultury od firm komercyjnych jest misyjność. Instytucje te posiadają odpowiedni program, statut czy misję edukacyjno-społeczną. Warto pamiętać, że większość instytucji publicznych utrzymuje się głównie z dotacji rządowych czy samorządowych, a nie z wpływu z biletów czy działalności usługowej.
Ten aspekt wpływa korzystnie na poprawę jakości i nieskupianie się wyłącznie na kwestiach sprzedażowych. Dlatego projektując dla instytucji kultury, warto zadbać o artystyczny wymiar projektu oraz aspekty edukacyjne, np. politykę środowiskową. Dobrze jest poznać instytucję, by zrozumieć jej charakter i profil działalności.
Dostępność projektu
Wszystkie podmioty publiczne mają obowiązek zapewnienia dostępności treści internetowych, dlatego muszą stosować się do wytycznych WCAG (Web Content Accessibility Guidelines. Skupianie się na dostępności i spełnieniu norm WCAG jest istotne nie tylko ze względu na obowiązek – ale również z praktycznych powodów. Dostępność dotyczy każdego, nie tylko osób z niepełnosprawnościami.
Przykładem jest korzystanie ze smartfona w słoneczny dzień – słabo skontrastowana grafika uniemożliwia odczytanie treści.
Regulacje prawne:
Ustawa z 4 kwietnia 2019r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych.
Decyzyjność w instytucjach
Instytucje kultury często mają hierarchiczną strukturę (oficjalną lub nieoficjalną), co może prowadzić do rozmytej odpowiedzialności i trudności w podejmowaniu decyzji. Choć konsultacje z różnymi osobami mogą wydawać się korzystne, niejednokrotnie utrudniają proces i czasami wręcz go uniemożliwiają.
Na przykład, gdy instytucja zleca zaprojektowanie nowego znaku graficznego, wypowiedzieć mogą się wszyscy pracownicy instytucji.Może się to wiązać z oporem ze strony długoletnich pracowników przyzwyczajonych do starych rozwiązań. Projektanci, którzy zostali wybrani na postawie kompetencji, portfolio i doświadczenia, niejednokrotnie muszą edukować wszystkich zainteresowanych w instytucji.
Proces i harmonogram
Jak powinien wyglądać idealny proces? Odpowiedź jest prosta: oferta, umowa wraz z harmonogramem i możemy projektować.
Tutaj zaczynają się schody – po pierwsze, nie wszystkie projekty można rozwiązać ofertą, czasami konieczny jest przetarg. Przetargi i zapytania ofertowe często mogą wywrócić do góry nogami oczekiwania zamawiającego, który zazwyczaj wybiera najtańszą ofertę, a nie są koniecznie najkorzystniejszą z perspektywy funkcjonowania instytucji.
Po drugie, zawarcie umowy przed realizacją projektu w instytucjach kultury bywa karkołomne. Proces jest tak długi, że często projektowanie rozpoczyna się, gdy prawnik instytucji jeszcze analizuje zapisy umowy.
Zatem jak zadbać o swój projektowy spokój? Skonstruowanie dobrego harmonogramu i jego egzekwowanie to podstawa. Wiele osób nie rozumie na czym polega praca projektanta, dlatego warto dzielić pracę na etapy i uświadamiać klientów na każdym z nich.
Załóżmy, że do zaprojektowania jest strona internetowa. Często utożsamiane jest to z częścią programistyczną, a tak naprawdę ogromną część procesu stanowi projektowanie. Dlatego warto zadbać o odpowiednie przygotowanie harmonogramu projektu z uwzględnieniem czasu trwania każdego z etapów.
Przykładowy harmonogram:
- Otrzymanie wszystkich danych od klienta: materiały graficzne, identyfikacja, założenia, statystyki, brief itp.
- Przygotowanie specyfikacji na podstawie oczekiwań klienta.
- Prototypowanie elementów ze specyfikacji: przygotowanie makiety lo-fi, skupiającej uwagę klienta wyłącznie na strukturze danych i ich potencjalnym układzie.
- Projektowanie makiety hi-fi – czyli „jak to będzie wyglądać”.
- Implementacja: w przypadku stron internetowych i aplikacji – przekazanie do programistów, w przypadku druków – do drukarni.
Warto określać czas trwania każdego etapu oraz czas na akceptację lub zgłoszenie uwag przez zamawiającego.
Uwagi i poprawki
Najlepszym sposobem na zarządzanie uwagami są fale poprawek. Zamawiający otrzymuje kilka dni roboczych na spisanie wszystkich uwag, bez nadsyłania ich osobno. Po przesłaniu pełnej listy uwag wykonawcy mogą kompleksowo przygotować projekt graficzny i ponownie przesłać go do klienta, który znowu ma kilka dni na odpowiedź zawierającą kolejne uwagi lub akceptację.
Warto również ustalić ile partii poprawek przewidujemy – to ułatwi wycenę projektu i pozwoli nam uniknąć poprawiania projektów w nieskończoność. Takie podejście ułatwi pracę zarówno wykonawcy, jak i zamawiającemu.
Podsumowanie
Oczywiście, każda instytucja kultury jest inna. Budżety instytucji mogą się znacząco różnić, często zależnie od rodzaju dotacji i finasowania.
Warto pamiętać, że miejski dom kultury będzie miał mniejszy budżet na realizację projektu niż teatry czy muzea narodowe, a niejednokrotnie problemy projektowe wymagają podobnego nakładu pracy.
Projektując dla instytucji kultury, najważniejsze jest zrozumienie, co dana instytucja oferuje – warto znać jej profil i korzystać z jej oferty, aby jak najlepiej odpowiedzieć na oczekiwania zamawiającego.
